Förbättra din kortsiktiga planering

Den listiga arkitekten ser skulpturen i stenen innan den ens blivit uthuggen – att tänka stort är din specialitet och du inspirerar alla runt omkring dig med dina stora ambitioner. Du är lika skicklig som en professionell listskapare, men ibland ser du bara skogen, inte träden. Vi ska hjälpa dig med några tips som en ledare som du kan använda för att ta dig an berget med oviktiga saker som kan byggas upp varje dag – tips som kan hjälpa dem som tenderar att fokusera för mycket på det långsiktiga att bli bättre på att planera kortsiktigt. Då sätter vi igång!

Delegering och samarbete är nycklarna till att uppnå ambitiösa mål. Gör en lista över uppgifter du kan låta andra sköta!

Som en stor tänkare kan det ibland vara svårt att utföra alla de små steg som krävs för att uppnå ett ambitiöst mål. Det är viktigt att bli bättre på att samarbeta och delegera – och det är då en delegeringslista kan vara användbar. Du behöver bara bestämma vilka uppgifter du kan ge till någon annan och skriva ned dem på en lista. Att lära upp någon annan kan vara tidskrävande, men det sparar tid senare, vilket ger dig en chans att fokusera på de uppgifter som endast du klarar av. Om du skriver ner din delegeringslista på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm kan du sätta den där den behövs, så att du kan agera snabbt när det blir dags att delegera uppgifter.

Ta itu med dina viktigaste uppgifter med hjälp av 1-3-5-regeln.

Om du har svårt att fokusera på större och mindre uppgifter under dagens gång kan 1-3-5-regeln hjälpa dig göra det till en vana att får mer uträttat. På en bestämd dag planerar du att utföra en stor uppgift, tre medelstora uppgifter och fem små uppgifter och skriver ned dem som en lista på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm. Eftersom du kan sätta listan där det är störst sannolikhet att du ser den, hjälper det dig att fokusera på dina nio punkter och förhindrar att du överväldigas av vad som kan finnas på gamla listor. När du bara kan välja bland saker som är viktiga, får du bara viktiga saker uträttade.

Om du är bra på att skjuta upp saker är tvåminutersregeln ett enkelt och effektivt sätt att komma igång med din produktivitet.

Ingen är helt immun mot att skjuta upp saker – men du kan förlita dig på tvåminutersregeln för att komma igång med din produktivitet. Tvåminutersregeln gör det så lätt att börja arbeta att du inte kan säga nej. Så enkelt är det.

Ta en uppgift och ställ dig själv följande fråga:

Tar den mindre än två minuter att göra? Om svaret är ja, ska du göra den på en gång.

För att komma igång går du igenom din To-Do-lista och markerar alla tvåminutersuppgifter med en Post-it® Index för snabb referens, sen är det bara att börja göra dem. Kan alla dina mål uppnås på mindre än två minuter? Självklart inte. Men när du gjort dina tvåminutersuppgifter kan du fokusera på de mer tidskrävande uppgifterna utan att bli distraherad.

Dela upp uppgifterna i enkla steg.

Alla To-Do-listor har vissa ständigt återkommande upprepningar – saker som vi avser att göra, men aldrig får gjorda. Om det står saker som ”gå på yoga” på din lista och du aldrig har gjort yoga, då kommer det bli mycket svårare att ta itu med den uppgiften än om du skulle dela upp den i enklare handlingssteg. Så ta dina Post-it® Super Sticky Lined Notes 102 mm x 152 mm och gör en lista över uppgifter som är superenkla att ta itu med: googla närmsta yogastudio, anmäl dig till ett pass på internet, köp en yogamatta och gå på passet på måndag klockan 18.00. Det kan verka larvigt, men det enklaste steget för att gå vidare borde vara den första punkten på din lista.

Gör din to-do-lista kvällen före och få en flygande start nästa morgon.

Ibland kan det kännas svårt att vara tillräckligt organiserad för att få ihop en lista det första man gör på morgonen. Så ge det här ett försök – i slutet av dagen skriver du ned de sex viktigaste uppgifterna som du måste göra nästa dag på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm, numrerar dem i prioritetsordning och sätter lappen någonstans där du ser den på morgonen. Dagen därpå kommer den förberedda listan att sitta redo för att ta itu med dagen tillsammans med dig, en uppgift i taget. I slutet av dagen flyttar du över allting du inte hunnit med till nästa dags lista. Testa detta i några dagar och se hur din produktivitet ökar.

Gör det till en vana att ta itu med den första uppgiften det första du gör på morgonen.

Så följ det här tipset och sätt igång direkt: ta itu med den första punkten på listan det första du gör imorgon bitti! För att rivstarta dagen behöver du få den största och viktigaste uppgiften gjord innan du kan gå vidare. Det är viktigt att vara proaktiv snarare än reaktiv, och det innebär att börja med den viktigaste åtgärden först – innan du kollar e-posten, läser några rubriker eller tar telefonsamtal. Skriv ned din To-Do-lista på en Post-it® Super Sticky Lined Note 102 mm x 152 mm och markera punkten du tänker göra först med ett Post-it® Index. Genom att hålla dig själv ansvarig med en synlig lista och ett tydligt första steg lyckas du ta itu med din högst prioriterade uppgift varje gång – och du kommer aldrig att gå tillbaka till hur det var förut.

Där har du dem – sex grymma tips som gör att du lyckas varje dag, samtidigt som du fortfarande kan göra det du är bra på: att se helheten och inspireras av långsiktiga mål.

Källor:

http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

http://lifehacker.com/5994155/make-your-to-do-list-more-doable-with-the-1-3-5-rule

https://www.themuse.com/advice/a-better-todo-list-the-135-rule

https://blog.bufferapp.com/how-to-stop-procrastinating-by-using-the-2-minute-rule

http://www.fastcompany.com/3040420/why-our-brains-love-lists-and-how-to-make-better-ones

http://www.fastcompany.com/3021379/work-smart/the-amazing-history-of-the-to-do-list-and-how-to-make-one-that-actually-works

http://www.forbes.com/sites/vanessaloder/2014/06/02/five-best-to-do-list-tips/#2c17ecff51b5