Förbättra lagsamarbetet genom att uppdatera ett nytt utrymme med stil

”Samarbetet är otroligt viktigt hos Stitch Fix”, säger Jessie Ely, Chef för intern drift vid Stitch Fix. ”Våra lag arbetar alltid tvärfunktionellt. Vi värderar även innovation. Folk är alltid kreativa och brainstormar, och vi kommunicerar hela tiden – vilket skapar samarbetet i de nödvändiga utrymmena. Det är viktigt för oss att varje utrymme är flexibelt och vi behöver mer konsekvent fördelade material.”

Mike började direkt med att utvärdera deras utrymmen med hjälp av sitt sakkunniga öga, och började arbeta med laget för att göra förändringar.

”Jag ville inte förstöra atmosfären i receptionen eftersom det redan förekom mycket samarbete där – men det var inte organiserat”, säger Mike. ”Så vi tog det stora bordet i mitten av utrymmet och gjorde det till ett resurscenter för bra verktyg som till exempel Post-it® Super Sticky Big Notes – på det sättet, när det sker genom naturligt samarbete, har Stitch Fix-teamet bra verktyg som de kan ta tag i och använda omedelbart utan att leta efter dem. Dessutom flödar det många människor genom det här utrymmet efter möten i konferensrummen, och därför kan lagen nu fortsätta de samtal de påbörjat under mötena, med rätt verktyg.”

Mike placerade Post-it® Super Sticky Big Notes i receptionen för snabb brainstorming i små grupper, tillsammans med Post-it® Tabletop Meeting Charts – vilket gör det enkelt att snabbt kartlägga mötesagendor, skapa skisser eller skapa ”att göra”-listor för teamet när det inte finns någon tillgänglig vägg.

Det större, mer öppna rummet var en annan utmaning – det var nästan för öppet för sitt eget bästa.

”Vi bröt upp det i små satellitområden”, säger Mike. ”Vi tog en bokhylla som inte användes särskilt mycket och fyllde den med en mängd olika Post-it® produkter, vilket gjorde att den fick flera användningsområden. Detta drar människor till hyllan och placerar resurserna på en central plats. Sedan anpassade vi två stora stående bordsområden genom att täcka ena halvan av varje bord med Post-it® Super Sticky Dry Erase Film”.

Det betyder att Stitch Fix-teamet kan ägna mindre tid åt att leta efter de rätta verktygen och mer tid på att hålla energin uppe och fokusera på uppgiften. Istället för att leta efter verktyg när de behövs kan lagen helt enkelt ta tag i dem från hyllan eller omedelbart börja skissa och skriva direkt på borden med Post-it® Super Sticky Dry Erase Film. Att ha den skrivbara ytan installerad direkt på borden gör det möjligt för människor att direkt skriva ner sina tankar, utan att pausa för att hitta papper eller annat verktyg.

Mike ville att varje utrymme skulle vara synergistiskt och att de skulle vara sammankopplade så att medarbetarna skulle ha känsla av kontinuitet och känna sig fria att fortsätta samarbeta och hålla sig energiska, oavsett var de är. Genom att ha Post-it® Super Sticky Dry Erase Film på väggar och bord på kontoret, med enkel åtkomst till Post-it® Super Sticky Big Notes och Post-it® Meeting Charts, så upprätthålls den familjära känslan mellan utrymmena, vilket möjliggör ett flödande samarbete mellan lagen.

Så hur fungerade Mikes experttips och tricks för administrationslaget hos Stitch Fix?

”Det har varit jättekul att se allt genomföras och se dessa utrymmen på ett nytt sätt”, säger Jessie. ”Det roligt att titta på folk från bakom receptionen och se dem delta – för nu är det ett större samarbetsutrymme och mycket flexibelt. Det är ett fantastiskt område att samarbeta i. Vi är mycket glada över det!”

Tillägget i form av Post-it® Super Sticky Dry Erase Film på väggarna och borden har även gjort att Stitch Fix-teamet känt sig mer produktivt än någonsin.

”Dry Erase-filmen är fantastik”, säger Jessie. ”Vi borde ha det på alla väggar! Det är helt otroligt vad du kan göra med det. Det är så användbart att se hur subtila, små förändringar kan ha stor inverkan och att använda produkter som vi inte känt till tidigare.”

Det större öppna utrymmet har också dragit nytta av Mikes förändringar och tillägg i form av Post-it® Super Sticky Dry Erase Film och Post-it® Meeting Charts.

”Kanaliseringen av mindre satellitområden och placeringen av Post-it® Super Sticky Big Notes i den där bokhyllan var enkla saker, och verkligen effektiva”, säger Jessie. ”Folk använder dem. Det är så häftigt att se produkterna användas – Post-it® Meeting Charts är mycket efterfrågade – det är den perfekta samarbetsprodukten för många av dessa utrymmen.”

Med några organisatoriska resurser och rätt verktyg kan alla utrymmen omvandlas till att vara mer samverkande och energiska.

”Jag upplever att det hjälpte rummen visuellt att ha rätt verktyg på plats”, säger Jessie. ”Det har gjort utrymmena mer färgstarka och målmedvetna, likt arbetszoner. Det har förändrat och uppmuntrat utrymmets känsla för mig. Det var riktigt roligt! Vi fick en bra uppsättning problemlösande lösningar. Vi kände oss besegrade på detta område, så det var uppfriskande för oss som lag att lära oss dessa saker och använda dessa nya verktyg.”