Ett effektivt sätt att driva projekt framåt är att visualisera processen – framförallt då man schemalägger ett projekt som inbegriper flera personer och/eller avdelningar.
Genom att ta fram en schemaläggningsmodell får man en överblick som hjälper personer att identifiera i vilket skede ett projekt befinner sig, vad som krävs just nu och vad som väntar härnäst. Beroende på hur stort projektet är kan ni komma att behöva en stor yta – såsom en Post-it® Meeting Chart - för att få plats med alla viktiga punkter.
-
Börja med att identifiera era milstolpar – vad behöver vara klart till när? Använd dessa som grund när ni gör upp de uppgifter och steg som ska leda fram till att uppnå resultaten.
-
Definiera den detaljnivå som krävs för att utforma/hantera projektet. Ta bort allt som inte är nödvändigt. Genom att hålla en jämn detaljnivå genomgående i schemat blir det lättare för alla att överblicka, och dessutom lättare att uppdatera och sköta.
-
Märk regelbundet ut uppdateringar för att bedöma hur projektet fortskrider och se till att hålla schemat aktuellt i enlighet med dessa – denna nivå av transparens minimerar risken för oönskade överraskningar och ser till så att alla är med på noterna.
-
Planera för det oförutsedda. Vi har alla varit med om plötsliga förändringar eller störande moment under projektarbeten – se därför till att det finns gott om utrymme på schemadokumentet så att det kan anpassas/justeras efter behov, i stället för att behöva återskapa det från början varje gång en ny variabel uppstår.
-
Utvärdera projektet när det har slutförts för att avgöra vad som var bra, vad som kunde ha utvecklats ytterligare och vad som saknades. På så vis kan ni vara mer effektiva nästa gång!
Håll mig uppdaterad om Post-it® Brand -erbjudanden och mycket annat!
