Ibland är visualisering av stegen i en process det bästa sättet att planera eller optimera dem. Det enkla processflödesdiagrammet är en lättanvänd metod för att identifiera vad som kommer in och går ut ur ert system.
Vill ni veta hur ett system kan implementeras eller förbättras? Ett enkelt processdiagram är ett effektivt sätt att kartlägga era framsteg på och dokumentera hur en specifik uppgift utförs. Kom igång genom att sätta samman ett litet team som känner till processen, hitta en väggyta, samla ihop lite skrivmaterial och utgå från dessa grova riktlinjer:
-
Skapa en kod som hjälper er att kartlägga era framsteg:
a. Elliptiska cirklar symboliserar vanligtvis början och/eller slutet av en process.
b. Rektanglar indikerar instruktioner eller åtgärder.
c. Diamanter står för beslut som måste fattasSymbolerna kommer efter hand att bindas samman med pilar som visar hur processen flödar.
-
Fråga teamet var fokus för detta flödesdiagram ska ligga. Kartlägger ni en distributionskanal? En godkännandeprocess? etc. Sätt detta fokus högst upp i diagrammet och be varje teammedlem ägna en stund åt att skriva ner de viktigaste stegen som behöver tas i processen för att nå fokusmålet.
-
Påbörja ert diagram genom att rita den elliptiska cirkelformen på en Post-it® Note och märk den ”Start”.”
-
Gå till den första åtgärden/frågan och använd rektangeln eller diamantformen beroende på er specifika situation. Skriv ner åtgärden/frågan och använd en pil för att koppla ihop den med ”Start”-formen. Tips: använd en Post-it® Super Sticky Label Roll för att skapa er pil så att ni har utrymme att vara flexibla ifall ert diagram behöver ändras.
-
Fortsätt genom hela processen. Dokumentera era åtgärder och beslut i den ordning de förekommer och dokumentera varje lösning i fråga om ett beslut. Vissa beslut kan få två (eller flera) resultat, vilket leder till olika linjer – kartlägg var och en. Sammankoppla alla åtgärder och beslut med en pil.
-
När ni väl har kartlagt hela processen placerar ni en elliptisk cirkel i slutet och kallar den ”Mål”.
-
Låt ditt team granska diagrammet. Finns det sätt att förbättra er process? Bör ytterligare steg läggas till? Har rätt personer rätt arbetsroll? Härifrån kan ni få nya perspektiv på effektiviteten i er verksamhet.
Håll mig uppdaterad om Post-it® Brand -erbjudanden och mycket annat!
