Tips för även den mest rutinerade mästerplaneraren

Är du en mästerlig magiker? Om du är det, är du troligtvis redan skicklig på att balansera ambitiösa långsiktiga mål med det dagliga behovet av att få saker gjorda. Du hanterar allting oklanderligt – du är ett prioriterande proffs, ett orakel inom organisering och en slug samarbetare. Dock vet till och med de visaste mästarna att det är omöjligt att uppnå perfektion.

Vi har några tips som hjälper även det mest produktiva proffset, samt ger dig några nya insikter i hur du fortsätter vara en mästare på att organisera saker.

Dela in alla dina uppgifter i fyra kvadranter, så får du en ypperlig översikt över dina högsta prioriteringar.

Om du är en mästare på att göra listor, men har mycket att stå i, kan kvadrantmetoden hjälpa dig få kontroll över dina uppgifter. Dela in dina uppgifter i fyra lika stora kvadranter – testa att använda Post-it® Super Sticky Large Notes, de ger dig utrymmet du behöver och gör det möjligt att sätta upp dem där du ser dem bäst. Märk kvadranterna hur du vill, men se till att du inte använder fler än fyra! För att bestämma vad det ska stå på varje kvadrant kan du samla To-Do-listor, avtalade tider i kalendern och allt annat du krafsat ned under de senaste veckorna.

När du har hela bilden av informationen framför dig kan du dela in uppgifterna – stora och små – i de fyra kategorierna. Den här tekniken gör det lättare att planera och balansera alla dina dagliga och veckovisa uppgifter och ansvar, och med Post-it®-produkterna kan du fokusera på dina mål. Med kvadrantmetoden får du inte bara saker uträttade – du utformar också ditt eget unika system.

Ett tidslinjediagram hjälper dig se nödvändigheter och deadlines, allt på samma ställe.

Tidslinjescheman kan vara bra för att följa ett projekt med många underordnade uppgifter som endast kan påbörjas när andra avslutas. Post-it® Meeting Charts fungerar bra för detta syfte. Rita upp ett rutnät för att göra en kalender, skriv in viktiga milstolpar på särskilda datum och skriv ned alla uppgifter som behöver utföras för att uppnå varje milstolpe på separata Post-it® Super Sticky Notes, 100 mm x 100 mm. Sätt uppgiftslapparna på kalenderdagarna i den ordning de ska prioriteras. Eftersom lapparna enkelt kan tas bort och användas igen kan du flytta runt uppgifterna efter behov, eller ta bort dem när uppgifterna är slutförda. Detta ger dig en lättöverskådlig visuell referens för att se ditt projekts status samt gör det möjligt att uppdatera det efter hand. Du kommer att hantera projekt mer effektivt än någonsin och aldrig missa ett steg.

Skapa två listor på lappar som sitter sida vid sida – en för olika möten du ska gå på och en för vad du vill uträtta under dessa möten.

För till och med den mest erfarne listskaparen kan det vara svårt att prioritera viktiga uppgifter. Använd två olika färger av Post-it® Super Sticky Notes 102 mm x 152 mm, och dela upp listan i två delar. På den vänstra lappen gör du en kronologisk lista över dina uppgifter – t.ex. möten, konferenssamtal och avtalade tider. På den högra lappen skriver du det du hoppas få gjort under dessa möten, till exempel utforma en plan eller diskutera en särskild fråga. När du skrivit klart den kronologiska listan lägger du till andra uppgifter som måste utföras den dagen i prioritetsordning. På så sätt kan du kolla listan när du får tid över och se vilka uppgifter du kan ta itu med mellan möten, eller vilka som behöver flyttas på. Om du använder en kalender kan du flytta över uppgifterna till Post-it® Notes, 38mm x 51mm och sätta dem på det datum de ska utföras – du kan enkelt flytta på dem om datumet ändras.

Att vara effektiv och produktiv är en ständigt föränderlig konstform – ibland behöver du nya tillvägagångssätt för att hålla koll på saker och ting. Nu när du fått några nya verktyg i din organiseringsverktygslåda kan du klara av i stort alla utmaningar du ställs inför under dagens lopp.

Källor:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective